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Sistema Integral de Gestión Documentaria


GiDoC

Sistema Integral de Gestión Documentaria

GiDoC es una Solución Completa diseñada específicamente para atender las necesidades de entidades Públicas y Privadas. La cual permitirá ser aplicable a empresas de cualquier actividad económica que requieren llevar control de su trámte documentario.




Características de GiDoC

Integra Oficinas u Órganos Descentralizados

Conectividad 24/7

Seguimiento del trámite en todo momento



Problemáticas en la empresa:


Volumen Elevado

Volumen de documentos elevados y falta de control sobre ellos.

Procedimientos Distintos

Diferentes procedimientos de control de documentos(Numeración, siglas, archivamiento, etc.).

Procedimientos deficientes

Falta de Mecanismo que faciliten la solicitud, acceso y consulta de la Información.

Herramientas Incompatibles

Cada Entidad, sucursales y áreas utiliza su propia herramienta de control(Excel, sistemas en DOS, Manualmente, otros).

Falta de Información

Carencia de Información Gerencial sobre el seguimiento del trámite de documentos.

Áreas No Integradas

El trámite documentario y flujo de documentos a nivel de áreas no está Integrado.

Participación Deficiente

Participación Deficiente de clientes, Proveedores y Usuarios.

Procesos Automatizados



  • Facilidad y control eficiente en el manejo de Documentos, solicitudes de información y tiempos de atención al socio o usuario y cliente de la empresa
  • Disponibilidad de consultas en tiempo real las 24 horas del día y desde cualquier computador conectado a Internet.
  • Atención rápida y eficiente en toda la gestión de documentos a nivel corporativo.
  • Intercambio de Información Eficiente con disminución de costos y errores.
  • Mejora en las respuestas a las solicitudes.
  • Incremento de la productividad del personal del la empresa.
  • Mejoras en la comunicación entre oficinas o áreas y entidades relacionadas a la empresa.



Reducción de Costos


  • Reducción de Costo de Suministros (Papel, Tinta, Archivadores) para la Empresa.
  • Intercambio de Información Eficiente con disminución de costos y errores.
  • Reducción del tiempo promedio en derivar documentos.
  • Reducción del tiempo promedio en Ubicar documentos.
  • Reducción del tiempo promedio en efectuar seguimientos a documentos.
  • Reducción del circuito para la obtención de la información.

Control del Sistema y Procesos



  • Mecanismo de Control de todas las áreas y a nivel del propio empleado.
  • Proporciona un análisis de tiempos de atención e identificación de cuellos de Botella.



Objetivos del Sistema


Los objetivos prioritarios del Sistema son:


  • 1. Estandarización de los procedimientos de generación de documentos dentro de la empresa.

  • 2. Centralización y digitalización de todos los documentos, haciendo fácil y rápido la ubicación, consulta e impresión de estos.

  • 3. Monitoreo de tiempos de atención de documentos por oficina y empleados.

  • 4. Obviar el uso de los sellos de recepción y cuadernos de cargo.

  • 5. Proporcionar información oportuna y confiable; Reducción en Tiempos de Operación, atención y Ahorro en costos de suministros.

  • 6. Acceso al acervo documentario de la empresa desde cualquier PC conectada a internet.


Ventajas del Sistema

Sistema a Medida;
desarrollados en base sus requerimientos y/o necesidades específicos.
Software Cliente-Servidor
que trabaja Plataforma de desarrollo: PostgreSQL + PHP.
Seguridad de la Información
Cuenta con altos niveles de seguridad, utilizando métodos estándar de encriptación de datos y acceso según roles de usuarios.


Multiplataforma El sistema está preparado para trabajar en Plataforma operativa: Linux/Windows.
Sistema Multiusuario actualizaciones automáticas en tiempo real mediante un servidor Web .
Intranet/Internet. Desarrollado para trabajar en Intranet/Internet.


Características Especiales de Nuestros sistemas


  1. Sistemas a la medida.-

    Nuestros Sistemas son desarrollados estrictamente a la medida de la empresa. Es decir en base a sus requerimientos y/o necesidades específicos. NO VENDEMOS Sistemas desarrollados, sino que los desarrollamos de acuerdo a sus requerimientos.


  2. Software libre.-

    Para la implementación de nuestros Sistemas utilizamos íntegramente software libre. Por lo tanto, no existe ningún otro costo posterior o permanente que deban asumir o cualquier otro costo oculto a la implementación del Sistema.


  3. Listos para Internet.-

    Nuestros Sistemas son implementados con herramientas de desarrollo modernas de última generación, orientados hacia Internet. El Sistema podrá ejecutarse de manera local en una red LAN o si se desea desde Internet.


  4. Portabilidad.-

    Nos aseguramos que nuestros Sistemas sean completa mente portables a las principales plataformas operativas: Windows y Linux.


  5. Garantía.-

    Amplia experiencia en el análisis y desarrollo de Sistemas Informáticos de todo tipo y clientes satisfechos son la garantía en la calidad de nuestros productos. Así mismo, contarán en tod o momento con nuestra asesoría para nuevos proyectos en Tecnologías de la Información que su empresa requiere implementar o ampliar.

Características Funcionales



Gestión de Documentos

  • Registro de Documentos Internos.
  • Registro de Documentos Externos.
  • Generación automática de números secuenciales, diferenciando tipo de documento, usuario y oficina.
  • Edición del documento interno directamente en el Sistema.
  • Opción para "subir" el archivo escaneado del documento externo que ingresa a la empresa.
  • Proceso de derivación de documentos.
  • Proceso de recepción de documentos.
  • Proceso de Archivamiento de documentos.
  • Seguimiento del trámite hasta el nivel del empleado que ha atendido el documento.

Búsqueda Documentos

  • Tipo.
  • Número.
  • Fecha de Registro.
  • Firmante.
  • Asunto.

Reportes

  • Documentos generados por oficina/empleado en un rango de fechas.
  • Documentos recibidos por oficina/empleado en un rango de fechas.
  • Documentos archivados o procesados por oficina/empleado en un rango de fechas.
  • Documentos pendientes de atención o en proceso por oficina/empleado.
  • Hoja de todo el trámite seguido por un expediente.
  • Impresión del documento.

Plantillas

  • Generación de documentos en base a Plantillas pre establecidas y creadas según tipos de documentos
  • Catálogo de Tipos de Documentos.

Configuración y Administración Catálogos

  • Catálogo de Tipos de Documentos.
  • Catálogo de Archivadores.
  • Catálogo de Dependencias Externas.
  • Catálogo de Oficinas.
  • Gestión de TUPA.
  • Mantenimiento de tablas Maestras.
  • Cambio de periodo de trabajo automático.

Usuarios y Roles

  • Catálogo de Usuarios por Oficinas.
  • Catálogo de Usuarios por Acceso del Sistema.
  • Control de niveles de acceso según el rol de Usuario.
  • Control de niveles de acceso según las opciones del Sistema.

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